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La section Staff du backoffice gère les personnes qui travaillent dans votre établissement. C’est ici que chaque membre reçoit le code PIN qui lui sert à se connecter à la caisse — voir se connecter à la caisse. Dans le menu latéral de l’établissement, ouvrez Staff → Team members. La page liste le personnel et les managers de l’établissement. Elle fonctionne de la même façon en mode restaurant et en mode boutique.

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Les rôles

Quand vous ajoutez quelqu’un, vous choisissez entre deux rôles : Manager et Staff. Le rôle Owner est celui du propriétaire du compte ; il ne s’attribue pas depuis cette page. Le rôle change concrètement trois choses aujourd’hui :
  • La longueur du code PIN. Les membres Staff ont un code à 4 chiffres ; les managers et propriétaires un code à 6 chiffres.
  • Ce qui est permis sur la caisse. Certaines actions sont réservées aux managers et propriétaires : le remboursement, la clôture de journée, l’association d’un appareil et les réglages de l’appareil dans l’onglet More — voir les réglages de l’appareil.
  • Qui gère les PIN dans le backoffice. Un propriétaire peut définir ou réinitialiser le PIN de n’importe qui ; un manager seulement ceux des membres Staff.
Les rôles personnalisés avec permissions fines (Roles & permissions) sont annoncés dans le menu mais pas encore disponibles.

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Ajouter un membre

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Cliquez sur Add user

En haut à droite de la page Team members, cliquez sur Add user.
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Renseignez la personne

Dans la fenêtre Add user, remplissez Name, choisissez le Role (Manager ou Staff), puis cliquez sur Create user.L’e-mail est facultatif : un serveur ou un caissier se connecte avec son code PIN, pas avec un e-mail. Renseignez-le uniquement à titre d’information — c’est un simple contact, qui ne donne aucun accès et ne reçoit aucun message.
Cette page ne donne jamais accès au backoffice, quel que soit le rôle choisi. Pour qu’une personne puisse ouvrir le backoffice, invitez-la depuis Membres, au niveau de l’espace de travail. Les deux comptes sont indépendants : la même personne peut avoir un code PIN pour la caisse et une invitation pour le backoffice.
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Transmettez le code PIN

La fenêtre One-time PIN affiche le code PIN généré pour la personne. Transmettez-le-lui (le bouton Copy le copie), puis cliquez sur Done.
Le code PIN n’est affiché qu’une seule fois. S’il est perdu, personne ne peut le retrouver : réinitialisez-le depuis cette même page.
Un nouveau membre peut mettre jusqu’à 30 secondes à apparaître dans l’équipe en service sur la caisse. La liste se met à jour automatiquement.

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Suivre les PIN de l’équipe

La liste des membres affiche pour chaque personne :
  • Name et Email ;
  • Role — Owner, Manager ou Staff ;
  • Email — l’e-mail, s’il a été renseigné (facultatif) ;
  • PIN — le badge Set si un code PIN est délivré, Not set sinon ;
  • PIN updated — la date du dernier changement de PIN.
Un membre Not set ne peut pas se connecter à la caisse tant que son PIN n’a pas été délivré : cliquez sur Set PIN sur sa ligne pour en générer un.

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Réinitialiser un PIN

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Cliquez sur Reset PIN

Sur la ligne du membre, cliquez sur Reset PIN. La fenêtre Reset PIN s’ouvre.
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Choisissez le nouveau code

Saisissez un nouveau code (4 chiffres pour un membre Staff, 6 pour un manager), ou laissez les cases vides pour en générer un au hasard. Cliquez sur Reset PIN.
3

Transmettez le nouveau code

Comme à la création, le nouveau code s’affiche une seule fois dans la fenêtre One-time PIN.
La réinitialisation invalide immédiatement l’ancien code. Si la personne est en plein service, prévenez-la avant : sa prochaine connexion se fera avec le nouveau code.

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Retirer un membre

Pour retirer quelqu’un de l’équipe d’un établissement, ouvrez le menu ⋯ au bout de sa ligne et choisissez Remove. Confirmez dans la fenêtre. Le retrait supprime l’accès de la personne à la caisse de cet établissement et révoque son code PIN. Son historique (ventes, remboursements) est conservé, et si elle disposait aussi d’un accès au backoffice — c’est-à-dire si elle a été invitée depuis Membres — celui-ci n’est pas touché. Seul un propriétaire peut retirer un membre. On ne peut pas se retirer soi-même, ni retirer le dernier propriétaire d’un établissement.
Le retrait atteint les caisses à la prochaine synchronisation. Une personne déjà connectée reste en service jusqu’au verrouillage automatique de la caisse ; son code PIN cesse de fonctionner à la connexion suivante.

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Rôles, plannings et feuilles de temps

Les sections Roles & permissions, Shifts (plannings) et Timesheets (feuilles de temps) sont visibles dans le menu Staff mais pas encore disponibles : elles affichent un écran d’attente.