Ce qu’il faut pour rembourser
- Être sur la caisse principale. Sur un appareil secondaire, la ligne Remboursement affiche Caisse principale uniquement.
- Avoir internet. Le remboursement est la seule opération de la caisse qui exige une connexion internet : sans connexion, la ligne affiche Indisponible hors connexion. Réessayez quand la connexion revient.
- Être connecté en manager. La ligne Remboursement est visible par toute l’équipe, mais verrouillée pour les non-managers : elle porte alors le badge Validation manager. Pour l’utiliser, un manager se connecte depuis l’écran de verrouillage avec son code PIN.
Ouvrir l’écran de remboursement
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Retrouvez la commande payée
Ouvrez la liste des commandes et touchez la commande concernée.
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Ouvrez l'onglet Actions
En bas du panneau, touchez la ligne rouge Remboursement. Si la commande comptait plusieurs additions, une ligne par ticket s’affiche (Remboursement #12, Remboursement #13…) — choisissez celle de la vente à rembourser.
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L'écran Remboursement s'ouvre
À gauche, les articles de la vente avec le récapitulatif (Total payé, Déjà remboursé, À rembourser). À droite, les options du remboursement.
Rembourser des articles
C’est le mode par défaut (Rembourser des articles) : vous désignez les articles que le client rapporte.1
Sélectionnez les articles
Touchez chaque ligne à rembourser — elle se coche avec toute sa quantité restante. Ajustez la quantité avec les boutons − et + (le compteur affiche par exemple 2/3). Tout sélectionner sélectionne tout d’un coup.
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Vérifiez le montant
Le panneau de droite affiche le montant calculé sous Remboursement, avec le plafond Remboursable max juste en dessous.
Rembourser un montant libre
Pour un geste commercial ou un remboursement qui ne correspond pas à des articles précis, touchez Rembourser un montant en haut du panneau de droite. Saisissez le montant au pavé numérique, ou touchez une pastille rapide (Tous pour tout le restant, ou un montant courant). Les articles ne sont pas marqués comme remboursés — seule la somme est rendue.Quel que soit le mode, le total remboursé sur une vente ne peut jamais dépasser ce que le client a payé. Le plafond Remboursable max tient compte de tous les remboursements déjà émis ; un montant qui le dépasse s’affiche en rouge et ne peut pas être validé. Si la vente portait une remise, le plafond correspond au montant net après remise : une vente de 800 ramenée à 720 par une remise se rembourse au maximum à hauteur de 720, pas 800.
Choisir le mode de remboursement
Sous REMBOURSER SUR, choisissez Espèces ou Carte. Le mode du paiement d’origine est pré-sélectionné, mais vous pouvez en changer — par exemple rendre en espèces un paiement carte.NowOS n’est pas relié au terminal de carte : pour un remboursement Carte, effectuez le remboursement sur votre terminal comme d’habitude, puis validez dans la caisse. NowOS enregistre le montant.
Remettre les articles en stock
Si la vente contient des produits dont le stock est suivi (mode boutique), l’écran de remboursement affiche l’option Remettre les articles en stock, activée par défaut. Laissez-la activée quand le client rapporte la marchandise — chaque article suivi est alors recrédité au stock. Désactivez-la si la marchandise est abîmée, perdue ou conservée. L’option n’apparaît pas pour un remboursement d’un montant libre, qui ne recrédite jamais le stock.Indiquer le motif — obligatoire
Sous MOTIF · OBLIGATOIRE, touchez un motif : Mauvais article, Qualité, Retourné ou Autre. Si vous choisissez Autre, un champ texte apparaît et doit être rempli. Le motif figure sur le ticket de remboursement et alimente vos rapports — c’est ce qui permet de suivre pourquoi l’argent sort de la caisse.Valider
Touchez le bouton rouge Rembourser suivi du montant. La caisse envoie le remboursement, qui est vérifié et numéroté avant d’être confirmé. Si le remboursement est refusé (mention Remboursement refusé avec l’explication), corrigez la sélection — le cas le plus courant est un montant qui dépasse Remboursable max.Après le remboursement
L’écran de confirmation affiche Remboursement #N effectué, avec le montant, le mode de remboursement et le motif. Selon le cas, il confirme aussi :- Sortie de caisse enregistrée — pour un remboursement en espèces, la caisse enregistre automatiquement la sortie de caisse correspondante (libellée Refund #N) sur la journée commerciale en cours. Votre comptage aveugle du soir reste juste sans rien noter à la main. Si aucune journée n’est ouverte, la caisse vous demande d’enregistrer la sortie de caisse manuellement.
- Ticket envoyé à l’imprimante — le ticket de remboursement s’imprime automatiquement pour le client. Réimprimer en réimprime un. Si le message Aucune imprimante configurée s’affiche, voir Tickets et impression.
Où retrouver les remboursements
Sur la caisse (caisse principale) :- la commande payée affiche un bloc REMBOURSEMENTS sous ses totaux, avec chaque remboursement et le Net restant — les articles et totaux d’origine ne bougent jamais ;
- dans la liste des commandes, la commande garde son statut Payée avec un marqueur ↩ ;
- pour un remboursement en espèces, la sortie de caisse apparaît dans les mouvements d’espèces de la journée, visible à la clôture de journée.
- chaque vente affiche son historique de remboursements ;
- Reports → Refunds récapitule les remboursements sur la période, avec le chiffre d’affaires brut et net et la répartition par motif et par mode — voir Rapports.
Le backoffice permet aussi d’émettre un remboursement. Attention : un remboursement en espèces émis depuis le backoffice n’enregistre pas la sortie de caisse automatiquement — pensez à l’enregistrer à la caisse pour que le comptage du soir reste juste.