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Quatre idées suffisent pour comprendre NowOS. Prenez cinq minutes ici : tout le reste de la documentation s’appuie sur cette page.

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Le backoffice et la caisse

NowOS se compose de deux outils complémentaires :
  • Le backoffice est une application web, accessible depuis n’importe quel navigateur. C’est là que le propriétaire ou le manager configure l’établissement : le menu ou le catalogue, les taxes, l’équipe, les appareils. C’est aussi là que vous suivez vos ventes et vos rapports.
  • La caisse est l’application NowOS sur iPad. C’est l’outil de votre équipe pendant le service : prendre les commandes, encaisser, clôturer la journée.
La règle est simple : on configure dans le backoffice, on vend sur la caisse. Les changements faits dans le backoffice (un nouveau plat, un nouveau prix) sont ensuite récupérés par vos caisses — voir Prendre une commande et Le backoffice.

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La caisse principale et les appareils secondaires

Parmi vos iPads, un seul joue un rôle particulier : la caisse principale. C’est la source de vérité de votre établissement.
  • Tous les autres iPads sont des appareils secondaires. Ils prennent des commandes et encaissent normalement, mais chaque opération passe par la caisse principale, via le Wi-Fi du magasin.
  • La caisse principale fonctionne sans internet : tant qu’elle est allumée et que vos appareils sont sur le même réseau Wi-Fi, vous pouvez vendre normalement, même pendant une coupure internet. Les données remontent vers le backoffice dès que la connexion revient.
La caisse principale doit rester allumée, branchée et avec l’application NowOS ouverte au premier plan pendant tout le service. Si elle devient injoignable, les autres appareils passent en mode dégradé et ne peuvent plus enregistrer de nouvelles opérations tant qu’elle n’est pas rétablie.
Une coupure internet, en revanche, est sans gravité : le service continue normalement en local. Seule la liaison avec la caisse principale compte pendant le service.
Pour en savoir plus : La caisse principale, Connectivité et Associer un appareil.

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La journée commerciale

Vos ventes sont regroupées par journée commerciale : l’enveloppe qui va de l’ouverture de journée à la clôture de journée.
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L'ouverture de journée

Au premier encaissement de la journée, la caisse vous demande d’ouvrir la journée en confirmant le fond de caisse — l’argent présent dans le tiroir au départ.
2

Pendant le service

Les ventes s’enregistrent au fil de l’eau. Tout mouvement d’espèces hors vente (monnaie, achat de dépannage, sortie de caisse) se déclare avec un motif obligatoire.
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La clôture de journée

En fin de journée, vous comptez le tiroir en comptage aveugle : la caisse ne vous montre le montant attendu qu’après votre comptage. La journée est ensuite scellée et son récapitulatif (le ticket Z) est imprimé.
Vous avez oublié de clôturer ? La journée oubliée est scellée automatiquement à l’ouverture suivante, avec la mention « non compté » pour le tiroir.
Pour en savoir plus : L’ouverture de journée, La clôture de journée et Les rapports.

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De la commande à la vente

Quatre mots reviennent partout dans NowOS. Voici comment ils s’enchaînent :
  1. La commande est le conteneur de travail : vous y ajoutez des articles, modifiez les quantités, tant qu’elle est ouverte.
  2. Chaque commande contient une ou plusieurs additions. C’est l’addition que le client paie. En mode boutique, il y en a toujours une seule ; en mode restaurant, vous pouvez partager l’addition (une table de quatre peut payer en quatre additions séparées).
  3. Chaque addition reçoit un ou plusieurs paiements — espèces ou carte. Les paiements peuvent se cumuler (par exemple moitié espèces, moitié carte).
  4. Quand une addition est entièrement payée, elle devient une vente : un enregistrement définitif et infalsifiable, avec son ticket.
Une vente ne se modifie jamais : c’est une exigence légale. Pour corriger une vente déjà encaissée, passez par le remboursement. Pour retirer un article ou abandonner une commande encore ouverte, utilisez l’annulation.
Le paiement par carte fonctionne avec votre terminal de carte habituel, non relié à NowOS : vous encaissez sur le terminal, puis saisissez le montant dans la caisse. Voir Encaisser.

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Et ensuite

Le déroulé exact d’une commande dépend du mode de votre point de vente. Lisez Mode restaurant et mode boutique, puis lancez-vous avec le démarrage rapide.