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La page Équipe rassemble toutes les personnes qui travaillent pour votre enseigne. Chaque personne y apparaît sur une seule ligne, avec ses deux accès possibles :
  • Backoffice — la personne se connecte à ce site, avec son email et un mot de passe, pour gérer les menus, les rapports et les réglages. Cet accès vaut pour tous les points de vente de l’enseigne.
  • Caisse — la personne se connecte à la caisse d’un point de vente avec un code PIN court, pour prendre les commandes et encaisser — voir se connecter à la caisse. Aucun email n’est nécessaire.
Une même personne peut avoir l’un, l’autre, ou les deux. Vous trouvez la page à deux endroits, c’est la même :
  • dans le menu de l’organisation, Équipe liste tout le monde, sur tous les points de vente ;
  • dans le menu d’un point de vente, Équipe montre les mêmes personnes, avec seulement les accès caisse de ce point de vente.

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Les rôles

Chaque accès a ses propres rôles. Pour le backoffice :
  • Propriétaire — tout le backoffice, y compris la facturation et la gestion des autres propriétaires. L’enseigne garde toujours au moins un propriétaire : le dernier ne peut être ni retiré ni rétrogradé.
  • Administrateur — tout le backoffice, sauf la gestion des propriétaires. Un administrateur compte comme manager sur chaque point de vente.
Pour la caisse :

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Ajouter une personne

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Cliquez sur Ajouter une personne

En haut à droite de la page Équipe, cliquez sur Ajouter une personne.
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Renseignez la personne

Saisissez son Nom, puis son Email. L’email est obligatoire pour un accès au backoffice ; pour la caisse seule, il est facultatif et sert uniquement de contact.
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Choisissez ses accès

La fenêtre demande Que doit pouvoir faire cette personne ? Cochez un accès ou les deux :
  • Ouvrir le backoffice — choisissez le rôle Propriétaire ou Administrateur. Une invitation partira par email.
  • Encaisser sur la caisse — choisissez le point de vente et le rôle Manager ou Personnel. Un code PIN sera généré.
Cliquez sur Ajouter.
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Transmettez ce qui a été créé

La dernière fenêtre récapitule :
  • l’invitation partie par email, avec le lien à copier si l’email n’arrive pas (courrier indésirable, faute de frappe) — la personne devra créer son compte, ou se connecter, avec l’adresse invitée ;
  • le code PIN, à transmettre à la personne pour la caisse.
Le code PIN n’est affiché qu’une seule fois. S’il est perdu, personne ne peut le retrouver : réinitialisez-le depuis cette page.
L’invitation est valable 48 heures. Un nouveau membre de la caisse peut mettre jusqu’à 30 secondes à apparaître dans l’équipe en service ; la liste se met à jour automatiquement.

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Lire la liste

Pour chaque personne, la page affiche :
  • Personne — son nom et son email ;
  • Backoffice — son rôle Propriétaire ou Administrateur, ou Invitation en attente avec la date d’expiration, ou un tiret si elle n’a pas cet accès ;
  • Caisse — un badge par point de vente avec son rôle Manager ou Personnel. Le badge signale PIN non défini tant qu’aucun code n’a été délivré : la personne ne peut pas se connecter à la caisse.
Les onglets Tout le monde, Backoffice et Caisse filtrent la liste, et le champ de recherche retrouve un nom ou un email.

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Compléter l’accès d’une personne

Le menu ⋯ en bout de ligne s’adapte à la personne :
  • Inviter au backoffice — pour quelqu’un qui n’a qu’un accès caisse et un email de contact.
  • Donner l’accès caisse — pour quelqu’un qui n’a qu’un accès backoffice. Un code PIN lui est généré pour le point de vente choisi.
Dans les deux cas, la fenêtre Ajouter une personne s’ouvre pré-remplie.

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Réinitialiser un code PIN

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Ouvrez le menu ⋯ de la personne

Choisissez Réinitialiser le code PIN (ou Définir un code PIN si elle n’en a pas encore). Depuis la page de l’organisation, le nom du point de vente est indiqué à côté.
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Choisissez le nouveau code

Saisissez un nouveau code (4 chiffres pour le personnel, 6 pour un manager ou un propriétaire), ou laissez les cases vides pour en générer un au hasard. Cliquez sur Réinitialiser le code PIN.
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Transmettez le nouveau code

Le nouveau code s’affiche une seule fois dans la fenêtre Code PIN à usage unique. Copiez-le et transmettez-le à la personne.
La réinitialisation invalide immédiatement l’ancien code. Si la personne est en plein service, prévenez-la avant : sa prochaine connexion se fera avec le nouveau code.
Un propriétaire peut définir ou réinitialiser le code de n’importe qui ; un manager seulement ceux du personnel.

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Retirer un accès

Chaque accès se retire séparément, depuis le menu ⋯ :
  • Retirer l’accès backoffice — la personne ne peut plus se connecter au backoffice. Son accès caisse, s’il existe, n’est pas touché.
  • Retirer de la caisse — la personne ne peut plus se connecter à la caisse de ce point de vente et son code PIN est révoqué. Son accès backoffice, s’il existe, n’est pas touché. Son historique (ventes, remboursements) est conservé.
Quelques garde-fous s’appliquent : vous ne pouvez pas modifier votre propre accès, un administrateur ne peut pas toucher un propriétaire, et le dernier propriétaire est intouchable. Seul un propriétaire du point de vente peut retirer quelqu’un de sa caisse.
Le retrait d’un accès caisse atteint les caisses à la prochaine synchronisation. Une personne déjà connectée reste en service jusqu’au verrouillage automatique ; son code PIN cesse de fonctionner à la connexion suivante.

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Suivre les invitations

Une personne invitée mais qui n’a pas encore accepté apparaît avec le badge Invitation en attente. Son menu ⋯ permet de :
  • Copier le lien d’invitation — à retransmettre si l’email n’est pas arrivé ;
  • Renvoyer l’invitation — renvoie l’email et prolonge l’invitation de 48 heures, sans changer le lien ;
  • Annuler l’invitation — le lien déjà transmis cesse de fonctionner.