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La section Commandes & paiements du backoffice vous montre ce qui se passe en magasin, depuis n’importe quel navigateur : les commandes en cours, les ventes encaissées, les corrections de paiement et l’historique des remboursements. Ces écrans sont identiques en mode restaurant et en mode boutique.
Les données arrivent depuis la caisse principale de l’établissement, automatiquement. Si le magasin perd sa connexion internet, le service continue normalement sur place — les chiffres apparaissent dans le backoffice dès que la connexion revient. Un léger décalage est donc possible.

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Les commandes

Ouvrez Orders & payments → Orders. La liste affiche les commandes envoyées par la caisse principale, au fil de l’eau : à l’ouverture de l’addition, à chaque modification, à l’encaissement.
backoffice — liste Commandes avec la barre de recherche, le sélecteur de période Aujourd'hui / 7 jours / 30 jours / Tout, le filtre Statut et des lignes Ouverte / Terminée
Chaque ligne montre :
  • Check — le numéro d’addition ;
  • Status — Open (en cours), Completed (encaissée) ou Cancelled (annulée) ;
  • Items — le nombre de lignes de commande ;
  • Total — le montant de la commande ;
  • Device — un code court identifiant la caisse principale d’origine ;
  • Updated — la dernière modification.
Pour retrouver une commande :
  • saisissez un numéro d’addition dans le champ Search by check number or order ID… ;
  • choisissez la période : Today (par défaut), 7 days, 30 days ou All ;
  • filtrez par statut avec le menu Status ;
  • triez en cliquant sur l’en-tête d’une colonne (Check, Status, Updated).
La liste se rafraîchit toute seule environ toutes les 30 secondes — la mention « Updated … ago » en haut vous dit de quand datent les chiffres. Cliquez sur Refresh pour forcer une mise à jour. Cliquez sur une commande pour ouvrir son détail : les lignes, le total, les paiements et les heures de création, de dernière modification et d’arrivée dans le cloud (Envoyée). Les articles sont affichés à leur prix plein ; si une remise ou un article offert a été appliqué en caisse, une ligne négative l’indique — OFFERT 1× sous l’article offert, ou Remise 10 % · Service sous la liste — pour que la colonne retombe toujours sur le total. Dans Paiements et corrections, un paiement encore actif apparaît normalement. Un paiement corrigé reste visible, barré et marqué Corrigé ; juste dessous figurent son motif, ce qui a été fait avec l’argent, l’opérateur, l’heure et le manager qui a approuvé la correction.
backoffice — détail d’une commande avec un paiement barré et sa correction imbriquée : motif, résolution, opérateur et approbateur

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L’historique des corrections de paiement

Ouvrez Commandes & paiements → Corrections de paiement pour consulter toutes les corrections effectuées avant la clôture d’une vente. Ce journal est en lecture seule. Il ne s’agit pas de remboursements : le paiement d’origine reste conservé et la correction annule seulement son effet sur le montant encaissé. Vous pouvez filtrer par période, moyen de paiement, motif et opérateur, ou rechercher une addition, un employé ou un appareil. Chaque ligne indique l’addition, le montant et le moyen de paiement d’origine, la décision, l’opérateur, le manager approbateur et l’appareil source. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la Preuve de correction. Le panneau montre :
  • le paiement d’origine et la personne qui l’a enregistré ;
  • le motif, les détails et la résolution — par exemple Espèces rendues au client ou Annulation confirmée sur le terminal externe ;
  • l’opérateur et le manager approbateur ;
  • la chronologie entre l’enregistrement du paiement, l’acceptation par la caisse principale et la réception dans le cloud ;
  • les identifiants techniques utiles au support.
Une correction faite pendant une coupure internet fonctionne normalement sur place. Elle apparaît dans ce journal dès que la caisse principale retrouve le cloud.
backoffice — journal Corrections de paiement avec filtres, paiement barré et panneau Preuve de correction ouvert

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Les ventes

Ouvrez Orders & payments → Sales. Une vente est le document définitif produit quand une addition est entièrement payée : elle est scellée et ne change plus jamais. C’est ici que vous consultez le détail d’un ticket et que vous lancez un remboursement. Chaque ligne montre :
  • Sale — le numéro de vente ;
  • Status — Sale, Partial refund ou Refunded ;
  • Total — le montant encaissé ;
  • Refunded — le montant déjà remboursé, le cas échéant ;
  • Closed — l’heure d’encaissement.
Recherchez par numéro de vente, choisissez la période (7 days par défaut), puis cliquez sur une vente pour ouvrir son détail :
  • Items — les articles vendus à leur prix plein, avec leur taxe ; un article offert garde sa ligne avec une ligne négative COMP dessous, et une remise apparaît comme une ligne négative avec son motif — le total reste le montant réellement encaissé ;
  • Discounts & comps — chaque remise ou article offert appliqué sur cette vente, avec son motif (voir Remise ou article offert) ;
  • Tax — le détail des taxes par taux ;
  • Payments — les paiements, sous le nom de vos moyens de paiement (« Espèces », « Carte bancaire », « Titre-restaurant »…), voir Les paiements ;
  • Refund history — chaque remboursement déjà émis, avec son motif ;
  • les montants Total, Refunded et Net en tête de panneau.
backoffice — panneau de détail d'une vente partiellement remboursée : Total / Remboursé / Net en haut, sections Articles, Paiements et Historique des remboursements, bouton Rembourser davantage en bas
backoffice — panneau de détail d'une vente avec un article offert : ligne OFFERT 1× négative sous l'article et section Remises et offerts avec le motif

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Rembourser depuis le backoffice

Vous pouvez émettre un remboursement sans passer par la caisse — utile à distance, ou après coup. Le remboursement crée un nouveau document : la vente d’origine n’est jamais modifiée.
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Ouvrez la vente

Dans Sales, cliquez sur la vente concernée, puis sur Issue refund (ou Refund more si elle a déjà été partiellement remboursée).
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Choisissez quoi rembourser

  • Full refund — tout ce qui reste remboursable sur la vente.
  • By item — choisissez les articles et les quantités avec les boutons − / + (ou All pour toute la ligne). Les quantités déjà remboursées sont indiquées et ne peuvent pas l’être deux fois.
Chaque ligne est chiffrée au prix réellement payé. Si la vente portait une remise, le prix d’origine s’affiche barré à côté (par exemple 100,00 90,00) : c’est le montant de droite qui sera rendu au client.
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Indiquez le mode et le motif

  • Rembourser via — vos moyens de paiement configurés. Par défaut, le moyen du paiement d’origine ; si vous en choisissez un autre (par exemple rendre en espèces un paiement carte), un motif de dérogation vous est demandé — il est inscrit sur l’avoir.
  • Reason — obligatoire : Wrong item, Quality, Returned ou Other.
  • Details — vos propres mots ; obligatoire quand le motif est Other.
  • Remettre les articles en stock — pour un produit dont le stock est suivi (mode boutique), laissez l’option activée si le client rapporte la marchandise ; désactivez-la si elle est abîmée ou conservée.
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Validez

Le total à rembourser, taxes comprises, s’affiche en bas. Cliquez sur Refund suivi du montant pour confirmer.Si un remboursement d’un montant libre a déjà été émis à la caisse sur cette vente, il reste peut-être moins d’argent que d’articles : le backoffice vous prévient alors que la sélection dépasse ce qui est encore remboursable, et vous demande de réduire les quantités.
backoffice — fenêtre Rembourser la vente T-000011 en mode Par article : quantités sélectionnées, champs Rembourser via / Motif / Détails, Total du remboursement en bas
Un remboursement en espèces émis depuis le backoffice n’enregistre pas de sortie de caisse sur la caisse. Pensez à l’enregistrer sur place pour que le comptage du soir reste juste — voir Les remboursements et la clôture de journée.

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L’historique des remboursements

Ouvrez Orders & payments → Refunds. C’est le journal de tous les remboursements, qu’ils aient été émis à la caisse ou depuis le backoffice. Il est en lecture seule : chaque remboursement est un document définitif qui pointe vers sa vente d’origine. En haut, le total remboursé sur la période et le nombre de remboursements. Dans la liste : le numéro du remboursement et sa vente, la portée (full ou partial), le mode (cash / card), le montant, le motif et l’heure. La période par défaut est 30 days.
backoffice — liste Remboursements avec le bandeau Remboursé sur la période et des lignes Total / Partiel avec leurs motifs
Pour une vue d’ensemble chiffrée — répartition par motif, impact sur le chiffre d’affaires — consultez le rapport remboursements.

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Les factures

Ouvrez Orders & payments → Invoices. C’est le registre de toutes les factures émises à la caisse (voir comment émettre une facture). Il est en lecture seule : une facture est un document définitif, numéroté et scellé au moment de son émission — elle se consulte ici, elle ne se crée pas ici. Dans la liste : le numéro de la facture (F-000123), le client quand un bloc client a été renseigné, le mode (Aggregated — facture sans détails — ou Detailed), la vente d’origine, le montant et la date d’émission. Recherchez par numéro de facture ou par nom de client, filtrez par mode et par période — la période par défaut est 7 days.
backoffice — liste Factures avec une ligne Agrégée et une ligne Détaillée, la recherche et les filtres de mode et de période
Cliquez sur une facture pour ouvrir son détail : le bloc client tel qu’il a été imprimé (nom, adresse, identifiant fiscal, numéro de TVA, e-mail), les couverts pour une facture agrégée de salle, les articles pour une facture détaillée, la répartition des taxes et les paiements.
backoffice — panneau de détail d'une facture Détaillée : bloc client, articles, taxes, paiements
Les factures apparaissent ici dès que la caisse principale se synchronise avec le cloud. Une facture émise hors connexion arrive au retour du réseau.