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Dans un hôtel, le client du restaurant ou du bar dit souvent « mettez-le sur la chambre 214 ». Le restaurant n’encaisse rien : l’hôtel ajoute l’addition au folio du client, qu’il règle à son départ. Pour que la caisse NowOS le fasse, reliez le point de vente au PMS de l’hôtel, le logiciel qui gère les séjours et les folios. NowOS demande au PMS d’accepter chaque note de chambre. Le solde du client et son plafond restent chez l’hôtel ; NowOS garde la preuve que le PMS a accepté. Backoffice → Intégrations → Connexion PMS. Tout membre qui a accès au point de vente dans le backoffice peut gérer sa connexion.
Le premier PMS pris en charge est Sothis. Chaque point de vente a sa propre connexion : le restaurant et le bar d’un même hôtel se connectent chacun, avec le même établissement et leur propre service côté PMS (Restaurant, Bar). Un point de vente ne se relie qu’à un seul service du PMS.

Depuis le catalogue de l’hôtel

C’est le chemin le plus simple quand l’hôtel utilise Sothis : aucune clé ne passe entre vos mains.
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L'hôtel lance la connexion

Dans Sothis, l’hôtel ouvre son catalogue d’intégrations et touche Connecter sur NowOS. Le bouton Ouvrir le catalogue d’intégrations du backoffice y mène.
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Choisissez vos lieux

Connectez-vous à NowOS avec un compte propriétaire ou responsable, puis cochez les points de vente à relier.
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L'hôtel choisit le service

De retour dans Sothis, l’hôtel associe chaque point de vente à son service. NowOS récupère ce choix et s’abonne seul aux événements.
La carte de connexion indique alors Catalogue d’intégrations de l’hôtel. Le renouvellement et le choix du service se font depuis l’hôtel : Modifier n’apparaît pas ici. Si l’hôtel reconnecte le même lieu, NowOS garde la même connexion, et les contre-passations des notes déjà passées restent possibles.

Avec une adresse et une clé

Pour un autre PMS, ou si l’hôtel préfère. Demandez à l’hôtel, ou à l’éditeur du PMS :
  • l’adresse du PMS. Elle commence par https:// et doit être joignable depuis internet ;
  • une clé d’API créée pour ce point de vente, avec les quatre portées : lire l’établissement, lire les séjours, reporter sur la chambre, gérer les webhooks.
C’est tout. L’établissement est celui de la clé, et NowOS s’abonne lui-même aux événements de l’hôtel : il n’y a ni identifiant d’établissement ni secret à recopier.
NowOS joint le PMS par internet. Un PMS installé uniquement sur le réseau local de l’hôtel n’est pas joignable : l’hôtel doit d’abord le rendre accessible en HTTPS sur internet.
Réglez aussi un point avec l’hôtel et votre comptable : la TVA. C’est l’hôtel qui déclare ce qui est facturé sur la chambre : la note apparaît sur sa facture, avec sa TVA. De votre côté, une note de chambre est un règlement par virement à l’hôtel, et votre comptable retire ces ventes de votre propre déclaration. La colonne « Note de chambre » du ticket Z donne le montant concerné.

Connecter le PMS

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Saisissez les accès

Touchez Connecter le PMS, saisissez l’adresse du PMS et la clé d’API, puis enregistrez. NowOS vérifie la clé auprès du PMS, affiche l’Établissement qu’elle atteint et s’abonne aux événements de l’hôtel (arrivées, changements de chambre, départs, contre-passations) : Événements de l’hôtel indique Abonné. La clé n’est plus jamais affichée : NowOS la garde chiffrée et ne montre que ses quatre derniers caractères.
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Choisissez le service côté PMS

Dans Service côté PMS, choisissez le service sous lequel les notes de cette caisse doivent apparaître (Restaurant, Bar…). La liste vient du PMS lui-même : si elle s’affiche, la connexion fonctionne. Tester la connexion la recharge à tout moment. Sous le service, NowOS indique si l’hôtel prend les pourboires sur la chambre depuis ce service : la caisse ne propose un pourboire que dans ce cas.
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Créez le moyen de paiement

Dans Réglages → Moyens de paiement, ajoutez un moyen de type Note de chambre (par exemple « Note de chambre » ou « Room charge »), puis publiez. Ce type n’est proposé qu’une fois le PMS connecté.

Modifier la connexion

Modifier permet de saisir une nouvelle clé d’API. L’adresse du PMS ne se modifie pas, et la nouvelle clé doit atteindre le même établissement : pour changer d’hôtel ou de PMS, déconnectez puis connectez le nouveau. Dès qu’une note de chambre est passée par cette connexion, la nouvelle clé doit être la même clé, avec un secret renouvelé : demandez à l’hôtel de renouveler le secret de la clé existante plutôt que d’en créer une autre. Le PMS reconnaît une note déjà reçue grâce à la clé qui l’a envoyée ; avec une autre clé, une note renvoyée pourrait être facturée deux fois. NowOS le vérifie et refuse une autre clé.

Les règles d’une note de chambre

  • Le PMS accepte avant tout. La vente n’est enregistrée qu’après la réponse du PMS. S’il refuse (client pas en séjour, plafond atteint, facturation interdite sur la chambre, pourboire refusé), la caisse affiche la raison et l’équipe choisit un autre moyen de paiement.
  • Une seule chambre par addition. Pour facturer deux chambres, partagez l’addition : une addition par chambre.
  • Le pourboire sur la chambre. Si l’hôtel prend les pourboires depuis votre service, la caisse propose un pourboire avec la note de chambre. Il apparaît sur le folio sur une ligne à part, et revient à votre personnel. Un remboursement ne reprend jamais le pourboire.
  • Ce n’est pas de l’argent en caisse. La note de chambre a sa propre ligne sur le ticket Z, en dehors des espèces attendues.
  • Le détail sur le folio. L’hôtel reçoit le numéro de l’addition et le détail des articles, sans les articles offerts. Si l’addition est réglée en partie par un autre moyen, le folio reçoit à la place une ligne par taux de TVA (« Règlement partiel · TVA … »). De même si vos prix sont saisis hors taxes, ou si l’addition est trop longue pour le folio. La TVA du folio est calculée par le PMS à partir du taux envoyé par NowOS.
  • Jamais remboursée en espèces. Chaque part d’une vente se rembourse sur son propre moyen : la part chambre retourne uniquement sur le folio, par une contre-passation envoyée au PMS. Une vente payée 60 en espèces et 40 sur la chambre se rembourse jusqu’à 60 en espèces et jusqu’à 40 sur la chambre. Un remboursement d’articles reprend ces articles sur le folio ; un remboursement d’un montant est réparti sur les lignes de la note.
  • Hors ligne, elle est indisponible. Quand la caisse principale n’a plus internet, la caisse ne peut ni chercher le client ni obtenir l’accord du PMS : la tuile est marquée hors ligne et l’équipe choisit un autre moyen.
  • Pas en mode formation. Une note de chambre ne part jamais vers l’hôtel depuis la formation.

Suivre les envois

La carte Envois au PMS liste les notes de chambre et les contre-passations envoyées à l’hôtel, et leur état. Les envois qui demandent une action portent le badge À traiter et restent en tête de liste, quelle que soit leur date.
  • En attente : le PMS n’a pas encore répondu. NowOS relance automatiquement.
  • Accepté : le PMS a enregistré la note de chambre ou la contre-passation.
  • Refusé : le PMS a refusé, la raison est affichée.
  • Issue inconnue : NowOS a cessé de relancer, mais l’hôtel l’a peut-être reçu. Vérifiez la connexion puis touchez Renvoyer. Renvoyer une note de chambre fait aussi partir la contre-passation qui l’attendait.
  • Sans objet : l’envoi n’avait plus lieu d’être, rien n’est à faire.
  • Réglé par l’hôtel : un responsable a noté que la réception a corrigé le folio à la main (voir ci-dessous).
Chaque envoi montre la chambre, le numéro de l’addition (Ticket), le Pourboire s’il y en a un, et qui a fait le report. Si la TVA calculée par l’hôtel diffère de celle de votre ticket, l’écart est indiqué : un centime d’arrondi est normal, et le ticket reste tel quel.

Quand la connexion a un problème

  • L’hôtel n’accepte plus cette connexion : la clé a été coupée côté hôtel. Les notes de chambre sont refusées jusqu’à ce que l’hôtel reconnecte le lieu.
  • Les événements de l’hôtel n’arrivent plus : l’abonnement a été supprimé et n’a pas pu être recréé. Les reports continuent, mais les départs ne sont plus signalés en direct. NowOS relit quand même les notes chaque jour.
  • Les reports sont désactivés par l’hôtel : l’hôtel a retiré les reports pour ce point de vente.
Ces situations, comme une Issue inconnue, apparaissent aussi dans Réglages → Appareils, dans les incidents du point de vente.

Une note contre-passée par l’hôtel

La réception peut contre-passer une note de chambre de son côté (une erreur de chambre, un geste commercial). La mention Contre-passé par l’hôtel donne le montant contre-passé, et l’envoi passe À traiter : ce montant n’est plus réglé par le séjour, et le restaurant doit décider quoi en faire (rien, un remboursement, un autre règlement). La vente NowOS, elle, ne change pas. Une fois réglé, touchez Vu, notez ce que vous avez fait et touchez Enregistrer. Le montant contre-passé figure aussi sur le prochain Z, avec la référence du ticket et par taux de TVA. Un Z déjà clôturé ne change pas. Même si l’hôtel n’a pas pu prévenir NowOS sur le moment, la lecture quotidienne des notes retrouve la reprise.

Régler une contre-passation avec l’hôtel

Une contre-passation Refusé ou en Issue inconnue veut dire que le folio du client porte peut-être encore le montant. Le cas le plus courant : la note de l’hôtel était déjà facturée au départ du client (« Note déjà facturée : avoir à demander à la réception »). Voyez avec la réception : si elle établit un avoir ou corrige le folio à la main, touchez Réglé par l’hôtel, ajoutez une note (par exemple « avoir saisi par la réception le 21/10 »), le numéro d’avoir s’il y en a un, et touchez Enregistrer. Rien n’est envoyé au PMS et aucun document de vente ne change : vous gardez seulement la trace que c’est réglé. Si l’hôtel avait déjà contre-passé la note lui-même, la contre-passation de NowOS se règle seule, sans action de votre part. Si c’est NowOS qui avait déjà tout contre-passé, l’envoi passe Sans objet.

Déconnecter

Déconnecter arrête toute facturation sur la chambre, et NowOS détruit la clé qu’il gardait : seuls ses quatre derniers caractères restent, pour l’historique. Une connexion venue du catalogue se retire côté hôtel, qui peut reconnecter le lieu plus tard. Désactivez ensuite le moyen « Note de chambre » et publiez : tant qu’il est actif sans PMS, la publication est refusée. Les notes de chambre déjà passées restent sur le folio des clients. Une contre-passation qui n’a pas pu partir, y compris celle d’un remboursement fait après la déconnexion, apparaît À traiter : réglez-la avec l’hôtel, puis touchez Réglé par l’hôtel.

Les données des clients d’hôtel

Pour retrouver le client, NowOS reçoit du PMS son nom, sa chambre et les dates de son séjour. Le PMS ne donne le nom que tant que le client est en séjour. Le nom n’est ni imprimé sur le ticket ni conservé sur la vente. NowOS l’efface une semaine après le départ du client, et des envois un mois après leur règlement. La chambre, le séjour et les montants restent, pour vos rapprochements avec l’hôtel. Voir la Politique de confidentialité. Voir aussi : Encaisser une note de chambre · Moyens de paiement.